Tal como su nombre lo indica, la certificación de firmas (o certificación notarial de firmas) refiere a la intervención del escribano por la cual certifica quién firma un documento, cuándo lo hace y con qué objeto.
Puede necesitarse una certificación de la firma cuando se celebra un contrato, como locaciones, préstamos, boletos de compraventa o transferencias de vehículos.
También es necesaria esta certificación cuando se realizan declaraciones juradas o se desea presentar un formulario específico ante un organismo en particular, por citar algunos. La realidad es que hay muchos tipos de documentación importante que requieren la certificación de la firma por parte de un escribano.
En pocas palabras, podría decirse que la certificación de firmas provoca ciertos efectos:
Depende del carácter del trámite, por ejemplo, si la persona necesita certificar su firma particular, o si acude a la Escribanía en representación de una sociedad.
En los casos en que la persona necesite certificar su firma en el formulario, declaración o documento que desee, debe concurrir a la Escribanía con el documento original. Además, para que el Escribano pueda certificar su firma, deberá constatar la identidad de quien firma, por lo que es necesario contar con un documento que avale esa identidad; puede ser el DNI o un Pasaporte.
Este tipo de certificaciones no son muy extensas en tiempo; es un trámite rápido, en parte porque requiere de pocos pasos para llevarlo a cabo, y además porque desde la Escribanía se entiende que la persona que acude necesita la certificación con cierta rapidez para proseguir con sus trámites. Por ello, lo más común es que esta certificación se realice en el momento y el firmante puede llevarse el documento de inmediato.
Un documento posee la certificación de la firma cuando la persona firmó el documento ante el escribano; además, debe firmar el libro o el acta de requerimiento de certificación de firmas. De esta manera, el escribano puede dejar constancia de ello en el documento sobre el que se realiza la certificación. Lo hace mediante nota, a la que agrega el acta de certificación de firma autorizada por el profesional que interviene.
Cada vez que se requiera que certifique la firma, el escribano hará firmar el instrumento y el libro o foja móvil de requerimiento. Esta manera de certificar es distinta a otros sistemas, como por ejemplo la certificación de firmas que realizan los bancos. En este último caso, lo que se verifica es la similitud de la firma con las firmas que se guardan en los registros; esta comparación no busca constatar quién es el verdadero autor de la firma. En cambio, el escribano certifica que quien firma es realmente la persona que demuestra ser.
Esta certificación es muy específica y no puede ser llevada a cabo por cualquier funcionario; lo mejor es que sea un escribano en el ejercicio de la función pública. Los escribanos están habilitados para dar fe de la autenticidad de la firma que se realiza en su presencia, por la persona que se identificó según alguna de las formas establecidas en el Código Civil y Comercial de la Nación.